Cara Menghitung Catering untuk 500 Undangan, Biar Nggak Kurang atau Kelebihan

Ngatur catering untuk acara skala besar seperti 500 undangan tentu beda tantangannya dibanding acara kecil di rumah. Selain jumlahnya banyak, kamu juga perlu memikirkan waktu persiapan, kapasitas dapur catering, sampai budget yang harus disiapkan dari jauh-jauh hari. Yuk kita bahas cara menghitungnya biar lebih terarah.

Langkah 1: Tentukan Jumlah Porsi dari Undangan

Sama seperti acara pada umumnya, patokan awal tetap dari jumlah undangan yang kamu sebar. Tapi untuk acara besar seperti ini, ada beberapa hal tambahan yang perlu diperhatikan:

• Tingkat kehadiran biasanya lebih sulit diprediksi dibanding acara kecil di rumah, apalagi kalau undangannya lintas kota atau lintas circle yang berbeda.
• Selalu ada kemungkinan tamu tak terduga, misalnya rekan kerja dari tamu undangan, atau anggota keluarga tambahan yang ikut datang.
• Sebagai gambaran umum, banyak yang memakai perkiraan kehadiran sekitar 80-90% dari total undangan untuk acara formal, tapi angka ini bisa berbeda-beda tergantung jenis acara dan kebiasaan di lingkungan kamu.

Langkah 2: Tambahkan Porsi Cadangan yang Lebih Besar

Untuk acara skala kecil, cadangan 10-15% biasanya cukup. Tapi untuk acara sebesar 500 undangan, disarankan untuk mempertimbangkan cadangan yang proporsional, karena selisih kecil dalam persentase saja bisa berarti puluhan porsi tambahan.

Sebagai contoh, kalau kamu mengasumsikan 450 orang akan datang dari total 500 undangan, dan menambahkan cadangan 10%, itu berarti kamu butuh sekitar 495 porsi, bukan pas 450.

Langkah 3: Pertimbangkan Waktu Persiapan

Ini bagian yang sering terlewat untuk acara besar. Semakin banyak porsi yang dibutuhkan, semakin panjang juga waktu yang diperlukan untuk:

• Belanja bahan baku dalam jumlah besar
• Proses memasak dan packing
• Pengiriman ke lokasi acara, terutama kalau lokasinya jauh atau aksesnya sulit

Karena itu, untuk acara dengan skala ratusan porsi, penting banget untuk berkoordinasi jauh-jauh hari dengan pihak catering, bukan cuma H-3 seperti acara kecil pada umumnya.

Langkah 4: Diskusikan Kapasitas dengan Pihak Catering

Nggak semua catering punya kapasitas produksi yang sama. Beberapa catering rumahan fokus melayani acara dengan skala lebih kecil dan personal, sementara yang lain punya tim dan fasilitas untuk menangani volume besar sekaligus.

Sebelum fix pesan untuk acara sebesar 500 undangan, penting untuk menanyakan langsung:

• Apakah catering yang kamu pilih sanggup memenuhi jumlah porsi tersebut sesuai timeline acara
• Berapa lama waktu persiapan yang mereka butuhkan
• Apakah ada penyesuaian menu untuk pemesanan dalam jumlah besar

Langkah 5: Susun Estimasi Budget

Setelah dapat perkiraan jumlah porsi final, kamu bisa kalikan dengan harga per porsi untuk dapat gambaran total budget. Jangan lupa tanyakan juga apakah ada biaya tambahan untuk pengiriman atau penyesuaian menu dalam skala besar, karena ini bisa memengaruhi total biaya di luar harga per porsi.

Jadi, Bagaimana Cara Menghitungnya?

Untuk acara 500 undangan, rumus dasarnya tetap sama: jumlah undangan, dikurangi estimasi yang tidak hadir, ditambah porsi cadangan. Bedanya, di skala ini kamu perlu lebih detail memperhitungkan waktu persiapan dan memastikan kapasitas catering yang dipilih memang sesuai dengan kebutuhan acara besar kamu.

Kalau kamu sedang merencanakan acara di area Cikarang Utara, Cikarang Barat, atau Cikarang Timur dan butuh diskusi soal kebutuhan catering dalam skala tertentu, kamu bisa konsultasi langsung ke Dapoer Mmh Fafifu lewat WhatsApp untuk membahas jumlah porsi, menu, dan waktu persiapan yang sesuai dengan acara kamu.